Delegacje – wszystko o podróżach służbowych

Skomentuj

Biuro Księgowość
Delegacje

Podróże służbowe, popularnie znane jako delegacje, są nieodłącznym elementem strategii operacyjnej przedsiębiorstwa. Dla wielu właścicieli firm każde polecenie wyjazdu służbowego wiąże się z trudnościami dotyczącymi prawidłowego rozliczenia delegacji i odpowiedniego ujęcia jej w koszty uzyskania przychodu.  Stosowanie zasad ustalonych przez ustawodawcę nie musi być jednak trudne!

Czym są podróże służbowe (delegacje)?

 Delegacja to wyjazd służbowy związany tematycznie z zakresem działalności przedsiębiorstwa do innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba firmy. Pracownika w delegacje może wysłać pracodawca pod warunkiem, że mieści się to w obowiązkach służbowych podwładnego. W przypadku podjęcia takiej inicjatywy przez pracownika wymagana jest zgoda właściciela firmy, bądź innego przełożonego – ustna, bądź pisemna. W związku z poleceniem takiego wyjazdu pracodawca zobligowany jest do pokrycia kosztów podróży, noclegów i pozostałych wydatków. Na identycznych zasadach rozliczani są również wolontariusze, którzy wykonują pracę na rzecz organizacji.

W delegacje można wysłać pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, zlecenie, dzieło, członka stowarzyszenia, czy wolontariusza. Zatrudnieni na etat mają zapewnione finansowanie wyjazdu służbowego przez pracodawcę, jednak w przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie i umowy o dzieło taki zapis należy wprowadzić. Dobrym pomysłem dla osób prowadzących własną działalność gospodarczą jest rozliczanie kosztów wyjazdów wewnątrz swojej firmy, natomiast o zwrot kosztów ubiegać się na podstawie wystawionej faktury dla zlecającego delegacje. Dla osób niezwiązanych umową lub członkostwem warto polecić wyjazd służbowy na podstawie tzw. Umowy wolontariackiej.

Rozliczanie delegacji krajowych

Podróż krajowa zaczyna się w momencie przekroczenia granicy miejscowości – siedziby przedsiębiorstwa, lub zamieszkania pracownika, jeżeli pracodawca tak zadecyduje. Od tej chwili naliczana jest dieta, a za każdą spędzoną w podróży noc przyznaje się pracownikowi dodatkowa kwota. Pracowników sfery budżetowej, przy naliczaniu ryczałtów na diety i noclegi, obowiązują stawki określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku i wynoszą odpowiednio:

  • 8-12 godzin: 15,00zł;
  • powyżej 12 godzin: 30,00 zł;
  • powyżej 24 godzin: za każdą rozpoczętą dobę do 8 godzin 15,00 zł.powyżej 8 godzin: 30,00 zł;
  • ryczałt za nocleg wynosi: 45,00zł (150% diety dobowej);
  • zwrot kosztów podróży środkami komunikacji miejskiej na podstawie biletów, bądź w wysokości 20% diety dobowej:6,00 zł.

W przypadku sfery publicznej stawki te są stawkami minimalnymi i każdy pracodawca może ustalić powyższe stawki na wyższym poziomie, jednak wtedy będą one opodatkowane i będzie trzeba obliczyć według nich składki społeczne. W przypadku, kiedy zasady finansowania delegacji nie są określone dokumentem wewnętrznym przedsiębiorstwa czy organizacji, automatycznie powinno się brać pod uwagę stawki wykazane w rozporządzeniu. W przypadku zapewnienia pracownikowi posiłków podczas podróży służbowej należność z tytułu diety należy pomniejszyć o 50% (15zł), gdy sfinansowany został obiad i 25% (7,5zł), gdy sfinansowane zostały śniadanie, bądź kolacja. W przypadku, kiedy delegacja trwała 8-12 (przysługuje 15zł diety) godzin i zapewniono pracownikowi obiad, dieta pracownikowi nie przysługuje. Jeżeli zapewniony został bezpłatny nocleg, ryczałt z tego tytułu pracownikowi również nie przysługuje. W przypadku podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni pracownik może w dni wolne od pracy wrócić do stałego miejsca pobytu i z powrotem na delegacje, za co przysługuje zwrot kosztów za transport do tego miejsca i nie przysługuje  dieta za okres tego pobytu.

Poza zryczałtowanymi dietami i noclegami pracownikowi przysługuje również zwrot kosztów transportu, przejazdy komunikacją miejską podczas trwania podróży służbowej, czy inne wydatki o uzasadnionym celu np. koszty konferencji, szkolenia itp. Wszystkie dodatkowe koszty powinny być udokumentowane rachunkami, paragonami, biletami, a w przypadku ich braku należy ten niedobór odpowiednio argumentować.

W przypadku wykorzystania do podróży służbowej samochodu prywatnego pracownika należy sporządzić tzw. Ewidencję przebiegu pojazdu, która zawiera szczegółowe dane dotyczące samochodu, takie jak numer rejestracyjny, marka, model, pojemność silnika. Na ich podstawie obliczana jest współczynnik, przez który mnożona jest ilość przejechanych kilometrów. Maksymalną wysokość tych współczynników również określa wyżej wymienione rozporządzenie i wynosi ono:

  • dla samochodu o poj. do 900 cm3 – 0,5214 zł/km;
  • dla samochodu o poj. pow. 900 cm3 – 0,8358 zł/km;
  • dla motocykla – 0,2302 zł/km;
  • dla motoroweru – 0,1382 zł/km.

 

Wyższe stawki za kilometr dla sfery prywatnej, podobnie jak w przypadku diet, są dopuszczalne, ale nadwyżka podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym i składkom na ubezpieczenie społeczne.

Podróż zagraniczna

Za okres zagranicznej podróży służbowej uważa się, w zależności od środków komunikacji: od przekroczenia granicy Polski w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej, od startu z ostatniego krajowego lotniska do czasu lądowania na pierwszym krajowym lotnisku z powrotem i wypłynięcie z ostatniego krajowego portu do czasu wejścia do pierwszego polskiego portu w drodze powrotnej. Warto zauważyć, że od czasu wyjazdu z miejscowości, która jest siedzibą naszej firmy, po spełnienie powyższych warunków i z powrotem do czasu wjazdu w granicę tej miejscowości po powrocie z zagranicy liczą się delegacje krajowe.

Podobnie jak w przypadku służbowej podróży krajowej, zagraniczne delegacje również regulowane są przez rozporządzenie MPiPS, jednak nie ma określonej jednej kwoty ryczałtu do diety i noclegu. W załączniku znajduje się tabela z zestawieniem państw i stawek jakie przysługują w każdym z nich. Zawsze stosujemy stawkę kraju docelowego. Oznacza to, że jadąc do Francji przez Niemcy od samego przekroczenia granicy niemieckiej stosujemy stawkę diety obowiązującej we Francji. Jeżeli można wyróżnić więcej niż jedno państwo docelowe należy rozpisać więcej delegacji. Przy dokładnym obliczaniu diety stosuje się zasady:

  • za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości;
  • za niepełną dobę: do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety;
  • 8-12 godzin – przysługuje 1/2 diety;
  • powyżej 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Podobnie jak w przypadku delegacji krajowych umniejsza się dietę przy zapewnieniu posiłków pracownikom:

  • śniadanie – 15% diety;
  • obiad – 30% diety;
  • kolację – 30% diety;
  • inne wydatki – 25% diety – „inne wydatki” nie zostały przez ustawodawcę skonkretyzowane. Oznacza to, że nawet, gdy pracownik ma zapewnione całodzienne wyżywienie przysługuje mu 1/4 diety. Taka wysokość diety jest również przyznawana za dobę w przypadku, gdy pracownik ulegnie wypadkowi i spędza ją w szpitalu, bądź innej placówce leczniczej. Wtedy też pracownikowi przysługuje zwrot wszystkich udokumentowanych wydatków związanych z uszczerbkiem na zdrowiu.

Ciekawie kształtuje się też sprawa noclegów. W rozporządzeniu określony jest jedynie limit wydatków na ten cel. Oczywiście w sferze prywatnej można go przekroczyć, ale podobnie jak z przekraczaniem limitów w delegacjach krajowych będzie się to wiązało z obowiązkiem zapłaty podatku dochodowego przez pracownika, jak i naliczeniem składki społecznej z kwoty przekraczającej limit. Koszty mieszczące się w limicie wydatków na nocleg określonym w rozporządzeniu powinny być poparte dokumentem księgowym. W przypadku jego braku pracownikowi należy się jedynie 25% tego limitu.

Podobnie jak w delegacji krajowej wygląda zwrot kosztów transportu. Pracodawca określa środek lokomocji i zwraca pracownikowi wydatki na podstawie przedstawionych biletów, kart pokładowych (w przypadku samolotów) czy ewidencji przebiegu pojazdu, jeżeli pracownik wykorzystał samochód prywatny.

Jeżeli na miejscu delegacji pracownik korzysta z komunikacji publicznej, za każdą dobę przysługuje mu 10% diety dodatkowo. Pracownikowi przysługuje dodatkowo ryczałt w wysokości jednej diety na dojazd z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego i morskiego w miejscowości docelowej zagranicą i każdej miejscowości zagranicznej, w której pracownik korzystał z noclegu. Nie obowiązuje to jednak, jeżeli korzysta z samochodu, ma zapewniony przez pracodawcę transport, bądź kosztów takich nie ponosi.

Rozliczenie kosztów podróży służbowej

Delegacje, a konkretnie ich koszty, rozliczane są w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia w ciągu 14 dni od zakończenia delegacji, o ile polityka organizacji nie ustala innych zasad rozliczania. Do pracownika należy obowiązek wypełnienia stosownego druku rozliczenia delegacji. Na takim druku powinny się znaleźć takie dane jak imię i nazwisko delegowanego, cel podróży, daty i godziny wyjazdu i przyjazdu, świadczenia zapewnione przez pracodawcę, wysokość zaliczki przyjętej przed delegacją i podpisy osoby delegowanej i delegującej. To delegowany pracownik powinien zebrać i przedłożyć przełożonemu faktury, rachunki, bilety i wszelkie dowody dokumentujące poniesiony przez delegowanego koszt. Jeżeli przestawienie tych potwierdzeń nie jest możliwe pracownik składa pisemne oświadczenie o poniesionym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Na takim druku uzgadnia się również ewidencję przebiegu pojazdu w przypadku korzystania z przez pracownika z prywatnego samochodu.

Najbezpieczniejsze jest na pewno rozpisanie regulaminu opłacania pracownikom delegacji. Przedstawienie takiego dokumentu urzędnikom będzie solidnym argumentem przy rozrachunkach z pracownikami. Ze szczególną uwagą należy podejść, oczywiście, do kwot, które podlegają opodatkowaniu, oraz składkom na ubezpieczenie społeczne. Ścisłe przestrzeganie tych reguł uchroni przedsiębiorcę przed kwestionowaniem wydatków poniesionych na poczet podróży służbowej przez Urząd Skarbowy.

Źródła:

  1. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, U. z 2013, poz. 167
  2. http://poradnik.ngo.pl/
  3. http://www.gofin.pl/
Krzysztof Jędruszuk

Krzysztof Jędruszuk

Jestem pracownikiem Działu Księgowości i Kadr DC Centrum Sp. z o.o. oraz studentem studiów magisterskich na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu na kierunku Finanse i Rachunkowość biznesu. Uwielbiam praktyczne aspekty księgowości, podatków i związane z nimi pytania, na które lubię szukać odpowiedzi. W wolnym czasie zajmuje mnie muzyka - poświęcam się grze na gitarze, a także biegam.
Krzysztof Jędruszuk

Latest posts by Krzysztof Jędruszuk (see all)

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>